Закон уже действует, а встроенного механизма в транспортных системах у большинства экспедиторов нет: переписывать TMS долго и дорого, а работать без документа нельзя. Мы закрываем этот разрыв отдельным сервисом, который встаёт рядом с вашей системой и берёт документооборот на себя.
Коротко и по делу — без пересказа нормативки на десять страниц.
С 1 сентября 2026 года электронное поручение экспедитору, электронная экспедиторская расписка и электронная складская расписка составляются в электронном виде. Бумажной альтернативы для них больше нет, и правило распространяется в том числе на перевозки, которые раньше вообще не оформлялись документально.
Формат электронного поручения экспедитору утверждён приказом ФНС России от 28 апреля 2026 года № ЕД-1-26/277@, а порядок обмена — постановлением Правительства РФ от 27 апреля 2026 года № 469. Это значит, что документ нельзя сделать «в своём формате»: структура задана и проверяется.
Документ создаётся и подписывается в сервисе оператора электронного документооборота, оттуда маршрутизируется контрагенту и одновременно попадает в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Если экспедитор привлекает другого экспедитора, поручение оформляется на каждом участке цепочки: следующий участник выступает уже в роли клиента. Ручной процесс на этом ломается первым.
Их путают чаще всего — а требования и момент оформления у них разные.
Задаёт условия работы: что везём, куда, на каких условиях. Оформляется до перевозки. Состоит из титулов: клиент формирует и подписывает свою часть, экспедитор — свою в знак согласия, при необходимости клиент может отозвать поручение отдельной частью.
Фиксирует факт: экспедитор принял груз. В отличие от поручения, оформляется в момент фактического приёма груза, а не заранее.
Сопровождает груз в пути и подтверждает договор перевозки. Поручение определяет условия работы, накладная используется непосредственно при перевозке.
Применяется, когда экспедитор не принимает груз физически: тогда оформляется заявка-заказ и накладная, а подписывает её с перевозчиком и получателем сам клиент.
Шесть шагов от заявки до отметки в государственной системе. В нашем сервисе человек участвует только там, где закон требует подписи.
Заявка приходит из вашего источника: транспортной системы, учётной системы, таблицы, файла или через программный интерфейс.
Сервис заполняет структуру по утверждённому формату: стороны, груз, маршрут, адреса, сведения о подписанте.
Проверяются обязательные поля, справочники и внутренняя непротиворечивость. Ошибка ловится до отправки, а не в отказе государственной системы.
Документ подписывается усиленной квалифицированной подписью. Это тот шаг, который остаётся за человеком — и единственный, где он действительно нужен.
Подписанный документ уходит контрагенту через оператора электронного документооборота и одновременно попадает в государственную систему.
Сервис отслеживает подписание второй стороной, отзывы и отказы, хранит историю и отдаёт статус обратно в вашу систему.
Большинство TMS проектировались до появления требования. Доработка упирается в вендора, сроки и бюджет — а документы нужны уже сейчас.
Один клиент присылает таблицу, другой — письмо, третий интегрирован по программному интерфейсу. Приводить это к единому формату вручную — отдельная работа на каждый рейс.
Пока рейсов десятки, документы можно делать руками. На сотнях это превращается в очередь, ошибки и отказы государственной системы.
Каждое звено требует своего документа. Там, где раньше был один комплект бумаг, теперь нужен набор электронных документов на каждом участке.
Он не заменяет вашу транспортную систему и не требует её переписывать. Он берёт заявку в том виде, в каком она у вас есть, и доводит документ до государственной системы.
Таблица, файл в папке, программный интерфейс, учётная или транспортная система — сервис рассчитан на то, что источники разные и меняются.
Структура соответствует формату, утверждённому ФНС, а не «нашему пониманию» документа.
Обязательные поля, справочники, непротиворечивость данных. Отказ государственной системы стоит дороже, чем проверка на входе.
Работает с оператором электронного документооборота, через которого документ уходит контрагенту и в государственную систему.
Видно, что подписано, что ждёт второй стороны, что отозвано и что отклонено — по каждому документу и по всему потоку сразу.
Статус и ссылка на документ уходят обратно, чтобы менеджеру не приходилось смотреть в два интерфейса.
Достаточно нескольких реальных заявок в том виде, в каком они у вас есть. На них и показываем работу — до любых обязательств.
Настраиваем приём из вашей системы, папки или программного интерфейса. Ваша транспортная система при этом не меняется.
Работаем с вашим оператором электронного документооборота и вашей электронной подписью — менять их не требуется.
Какое-то время документы формируются параллельно с текущим процессом. Переключаемся, когда расхождений нет.
Нет. Сервис ставится рядом и забирает заявки из неё или из любого другого источника. Именно поэтому его можно запустить быстро — переписывание транспортной системы заняло бы месяцы.
Да, мы работаем через вашего оператора. Менять оператора или электронную подпись не нужно.
Подписывают стороны сделки своими усиленными квалифицированными подписями: клиент — свою часть, экспедитор — свою. Сервис готовит документ и доводит его до подписи, но не подписывает за человека.
Поручение оформляется на каждом звене, и следующий участник выступает уже как клиент. Сервис умеет формировать документы по всей цепочке, а не только на первом участке.
Это штатный сценарий. Таблица — такой же источник, как программный интерфейс: сервис разбирает её и собирает документ.
Демонстрация — сразу, на ваших заявках. Пилот обычно занимает недели, потому что сервис уже написан и работает; время уходит на подключение источника и согласование с оператором.
Справка. Материал носит справочный характер и не является юридической консультацией. Порядок оформления документов уточняйте у своего оператора электронного документооборота и юриста.
Пришлите две-три реальные заявки в любом виде — покажем, как из них собирается документ, и назовём срок подключения.